دور المهندسين الفنيين في لجان البت الفنى و البت المالى
من خلال تناولنا لاهم واجبات المهندسين فى ضوء احكام قانون تنظيم التعاقدات الحكومية 182 لسنة 2108 و لائحته التنفيذية سبق ان تناولنا النقاط الاتيه :
اولا : الجهات التى تسرى عليها احكام هذا القانون
ثانيا : طرق التعاقد طبقا لاحكام هذا القانون
ثالثا : اعداد المواصفات الفنيه
رابعا : وضع القيمه التقديريه او الثمن الاساسى
خامسا : تقديم العطاءات
و الان نوضح مهام و دور المهندسين الفنيين في لجان البت الفنى و البت المالى :
تتولى جميع اجراءات طرق التعاقد لجان تشكل بقرار من السلطه المختصة تضم عناصر فنيه و ماليه و قانونيه وفقا لأهمية و طبيعة التعاقد على ان يتضمن قرار تشكيلها موعد انتهائها من اعمالها.
يكون البت في المناقصات بأنواعها عن طريق لجنتان تتولى احداهما فتح المظاريف و تتولى الاخرى البت في المناقصة و بالنسبه للمنافصة التى لا تتجاوز قيمتها ثلاثمائة الف جنيه يكون فتح المظاريف والبت فيها عن طريق لجنه واحده.
ولا يجوز الجمع بين رئاسة اللجان المنصوص عليها في هذا القانون و سلطة اعتماد لأنها، يشترك في عضوية لجان فتح المظاريف و البت في المناقصات ممثل من وزارة الماليه اذا تجاوزت القيمه التقديريه مليون جنيه و عضو من مجلس الدولة اذا تجاوزت القيمه التقديريه مليونى جنيه.
يشترك في عضوية لجان البيع او التاجير او الترخيص بالانتفاع او الاستغلال ممثل من وزارة الماليه متى بلغ الثمن الاساسى مليون جنيه و عضو من مجلس الدولة اذا بلغ الثمن الاساسى مليونى جنيه.
اما في حالة شراء او استئجار او بيع او تاجير العقارات في الخارج فيشترك في العضويه ممثل من وزارة الماليه و عضو من مجلس الدولة اذا بلغ الثمن الاساسى ثمانية ملايين جنيه
ويجب اشراك ممثل لوزارة الاسكان في عضوية اللجان المشار اليها في حالات شراء او استئجار العقارات.
اولا : اجراءات البت الفنى
1 – فتح المظاريف الفنيه
يكون فتح المظاريف الفنيه في الوقت و المكان المحددين بكراسة الشروط و المواصفات في جلسه علنيه عامه بحضور من يرغب من اصحاب العطاءات و يجوز لهم تفويض من يرونه لحضور الجلسه.
يقوم مدير التعاقدات بتسليم رئيس لجنة فتح المظاريف الفنيه ملف العمليه و العطاءات المحفوظه لديه و يلتزم اعضاء اللجنه بالاطلاع على محتويات ملف العمليه قبل بدء الجلسه للتحقق من صحة و سلامة الاجراءات التى سبق اتخاذها من قبل ادارة التعاقدات .
و على اللجنه اتخاذ خمسة عشر اجراء واره بالماده 62 من اللائحه التنفيذيه لقانون التعاقدات الحكوميه ويجب ان تتم لجنة فتح المظاريف عملها باكمله في الجلسه ذاتها.
و لا يحق لها ان تستبعد عطاءات او تطلب من اصحاب العطاءات تصحيح الاخطاء او الملاحظات الوارده بعطائهم و دورها توثيق محتويات المظاريف فقط.
على ادارة التعاقدات نشر محضر فتح المظاريف الفنيه فور الانتهاء من عملها بعد التوقيع عليه على بوابة التعاقدات العامه.
العينات الوارده مع العطاءات :
تتولى ادارة التعاقدات بالتنسق مع ادارة المخازن فرز العينات وقيدها بالسجل الخاص بذلك و بعد فحصها شكليا بمعرفة لجنة البت ترسل للجهات الفنيه المختصه لفحها فنيا
الفحص الشكلى و تفريغ العروض الفنيه.
يسلم مدير ادارة التعاقدات لرئيس لجنة البت العطاءات المحفوظه لديه و محضر فتح المظاريف الفنيه و تقوم لجنة البت بالاتى :
ا- فحص العطاءات شكليا :
ب - استبعاد العطاءات الاتيه :
- العطاءات المتاخره.
- العطاءات الفير موقعه من اصحابها.
- العطاءات الغير مكتمله وفقا للشروط.
- العطاءات الغير مستوفاه للتامين المؤقت.
- العطاءات التى يتبين ان اصحابها غير مسجلين على بوابة التعاقدات.
- العطاءات التى يتبين ان اصحابها مسجلين بسجل الممنوعين من التعامل.
- العطاءات التى لم تتضمن معاملات تغير الاسعار في مقاولات الاعمال طبقا للشروط.
- العطاءات التى يتبين ان اصحابها قد تقدموا باكثر من عطاء سواء بالذات او الوساطه في ذات العمليه.
- العطاءات التى تطلب لجنة البت من اصحابها استيضاح بعض الامور الفنيه و لم تتم الاستجابه خلال المده المحدده من اللجنه
ج - يكلف رئيس لجنة البت الامانه الفنيه للقيام بتفريغ العروض الفنيه للعطاءات المستوفيه للشكل القانونى و يقوم اثنين من لجنة البت بمطابقة العروض على كشوف التفريغ.
2 - دراسة العروض الفنيه :
على لجنة البت الاطلاع على كشوف تفريغ العروض الفنيه للعطاءات المستوفيه للشكل القانون والقيام بالإجراءات الاتيه :
1 – التاكد من توافر الكفاءه الفنيه طبقا للمعايير المحدده بكراسة الشروط.
2 – التحقق من توافر الملائمه الماليه لصاحب العطاء من خلال دراسة ميزانيته، وقائمة المركز المالى و غيرها من الامور ذات الصله
في جميع الاحوال يجب على لجنة البت الوقوف على كفاءة و قدرة اصحاب العطاءات بما لا يخل بمبدا تكافوء الفرص و لها ان تستطلع راى الجهات الاداريه السابق تعاملهم معها.
يجوز للجنة البت ان تشكل من بين اعضائها او غيرهم من اهل الخبره لجنه فرعيه
تعهد اليها باتخاذ الاجراءات السابقه.
3 - البت الفنى و الاعلان عنه :
تقوم لجنة البت باعداد محضر يتضمن ما انتهت اليه من توصيات بقبول او استبعاد للعطاءات مع ذكر اسباب عدم الاستبعاد تفصيلا و ترفع توصياتها للسلطه المختصه.
على ادارة التعاقدات فور اعتماد السلطه المختصه لتوصيات لجنة البت اخطار اصحاب العطاءات بنتائج قرارات اللجان سواء بالقبول او الاستبعاد او الالغاء و يكون لهم الحق في التقدم بشكواهم كتابه خلال سبعة ايام تبدا من اليوم التالى لاخطارهم.
و فور اخطارهم يتم اعلان النتيجةفي لوحة الاعلانات ولمدة سبعة ايام كما يتم النشر على بواية التعاقدات الحكوميه و بعد انقضاء هذه المده يتم اخطار اصحاب العطاءات المقبوله بموعد و مكان جلسة فتح المظاريف الماليه مالم يكن هناك شكوى محل دراسه.
ثانيا اجراءات البت المالى :
1 - فتح المظاريف الماليه :
تجتمع لجنة فتح المظاريف بتشكيلها السابق ذاته في الموعد والمكان المحددين لفتح المظاريف الماليه للعروض المقبوله فنيا فقط و تباشر اللجنه عملها في جلسه علنيه بحضور من يرغب من اصحاب العطاءات المقبوله فنيا.
يقوم مدير ادارة التعاقدات بتسليم رئيس لجنة المظاريف الماليه (المظاريف الماليه) و عليه التحقق من سلامتها و وجود رقم العطاء و توقيع اعضاء اللجنه السابق اثباته على كل مظروف.
على اللجنه اتخاذ الاتى :
- فتح المظاريف الماليه بالتتابع و اثبات عدد اوراق كل مظروف.
- توقيع رئيس اللجنه و الاعضاء على كل ورقه بداخل المظروف المالى.
- التاشير بدائره حمراء حول كل كشط او تصحيح او تحشير وتوقيع رئيس اللجنه و الاعضاء بجانب كل تأشيره.
- قراءة اسم صاحب العطاء و محتويات المظروف المالى على الحاضرين.
- توقيع رئيس اللجنه و الاعضاء على محضر اللجنه بعد اثبات الخطوات السابقه.
- ارفاق المظاريف الماليه و جميع الاوراق المقدمه بمحضر اللجنه و تسليمه لمدير التعاقدات لحفظها.
- يجب ان تتم لجنة فتح المظاريف الماليه عملها باكمله في الجلسه ذاتها.
- لا يحق لها ان تستبعد عطاءات او تطلب من اصحاب العطاءات تصحيح الاخطاء او الملاحظات الوارده بعطائهم و دورها توثيق محتويات المظاريف فقط.
- توقيع رئيس لجنة و اعضاء فتح المظاريف الفنيه على محضر فتح المظاريف الفنيه تنشر ادارة التعاقدات هذا المحضر على بوابة التعاقدات.
2 - تفريغ و مراجعة العروض الماليه :
تجرى عملية تفريغ العروض الماليه اسوة بالعروض الفنيه و يكلف اثنين من لجنة البت لمراجعة العروض الماليه بعد تفريغها مراجعه حسابيه تفصيليه و التوقيع عليها بما يفيد هذه المراجعه لانها الاساس الذى يعول عليه عند تحديد سعر العطاء.
واذا تبين وجود اخطاء يتم اتباع الاتى :
- عند اختلاف سعر الوحده وبين اجمالى سعر الوحدات يعول على سعر الوحده.
- عند اختلاف السعر المبين بالتفقيط و بين السعر المبين بالارقام يعول على السعر المبين بالتفقيط.
- عند تقديم اكثر من نسخه من العطاء طبقا لكراسة الشروط و تبين وجود اختلاف بين النسخ المقدمه يعول على ما جاء بالنسخه الاصليه.
3 – دراسة و تقييم العروض الماليه :
بعد الانتهاء من تفريغ و مراجعة العروض الماليه تقوم لجنة البت باعمال شئونها و يجوز ان تعهد الى لجان ماليه فرعيه متخصصه من بين اعضائها او غيرهم لدراسة وتحليل و تقييم العروض.
على اللجنه اجراء المقارنه و المفاضله بين العروض بعد توحيد اسس المقارنه من جميع النواحى الفنيه و الماليه طبقا لما هو وارد بكراسة الشروط.
و تاخذ في الاعتبار الاتى :
- شرو ط السداد و الاستلام و الضمان و الصيانه و قطع الغيار وغيرها من العناصر المؤثره ماليا عند المقارنه.
- تقييم العناصر الغير سعريه و تحويلها الى قيمه ماليه.
- حساب نسبة الدفعه المقدمه و اضافه سعر فائدة البنك المركزى في تاريخ فتح المظاريف الفنيه.
- حساب نسبة الافضليه الممنوحه للمنتج المستوفى لنسبة المكون المصرى.
- حساب نسبة الافضليه الممنوحه للخدمات او الاعمال التى تقوم بها جهات مصريه.
- في حالة تقديم العطاء بعملات اجنبيه يتم معادلتها بالعمله المصريه في تاريخ فتح المظاريف الفنيه.
- اذا سكت مقدم العطاء في عرضه المالى عن تحديد سعر صنف فيعتبر ذلك امتناعا منه عن الدخول في هذا الصنف اما في مقاولات الاعمال فالجهه الاداريه مع الاحتفاظ بالحق في استبعاد العطاء ان تضع لذات البند الذى سكت مقدم العطاء عن تحديد فئته اعلى فئه في العطاءات المقبوله و ذلك لغرض المقارنه فاذا رسيت عليه العمليه فيعتبر ارتضى بالمحاسبه على اساس اقل فئه لهذ البند في العطاءات المقبوله دون ان يكون له حق في المنازعه.
- لا يعتد بالعطاء المبنى على خفض نسبه مئويه عن قيمة اقل عطاء مقدم في العمليه.
- في حالة تساوى الاسعار بين عطاءين او اكثر مقبولين ماليا فيحق للجهه ترجيح احدهما و يجوز التجزئه اذا كان ذلك في صالح مصلحة العمل و تضمنت شروط الطرح ما يفيد ذلك.
- وغيرها من العناصر التى تؤثر في تحديد القيمه المقارنه للعطاءات بحسب ظروف و طبيعة موضوع التعاقد.
استيضاح العروض الماليه :
يجوز للجنة البت ان تطلب من اصحاب العطاءات المقبوله فنيا استيضاح ما غمض من الامورالماليه فاذا لم تتم الاستجابه خلال المده المحدده من اللجنه وهى ثلاثة ايام من تاريخ الاخطار يتم استبعاد العطاء باعتباره غير واضح.
التقييم بنظام النقاط :
في حالات التعاقد التى تتطلب الطبيعه الفنيه فيها تقييم العروض بنظام النقاط يتم تضمين شروط الطرح اسس و عناصر التقييم و الوزن النسبى و الحد الادنى للقبول.
مقارنة العطاءات بالقيمه التقديريه:
على مدير ادارة التعاقدات عند دراسة العروض الماليه تسليم رئيس لجنة البت ظرف القيمه التقديريه و يلتزم اعضاء اللجنه بالاطلاع عليه للتحقق من غلقه بطريقه محكمه و تاكد من توقيع اعضاء لجنة وضع القيمة التقديريه عليه و اعتماده من السلطه المختصه.
يجب على اللجنة استبعاد العطاءات الغير مطابقه للشروط و المفاضله بين قيمة العطاءات المقبوله بما يناظره بالقيمة التقديريه و ذلك لتحديد العطاء الفائز.
العرض المالى المنخفض القيمة :
اذا تبين للجنة البت عند دراسة العروض الماليه ان العطاء الاقل سعرا منخفض اخفاضا غير عادى مقارنة بالعطاءات الاخرى و القيمة التقديريه فعليها ان توثق ذلك في محضرها.
و يتم مخاطبته كتابة لموافاة الجهه بكافة التفاصيل و المعلومات التى استند عليها في التسعير كتابه و تقوم اللجنة بدراسة ما ورد منه فاذا تبين للجهه واقعية الاسس التى استند عليها يتم قبول عطاءه و اذا تبين غير ذلك يتم استبعاد عطائه و الترسيه على العطاء التالى له بشرط ان يكون مناسبا للقيمه التقديريه.
دراسة قرار الالغاء او الترسيه:
على لجنة البت قبل اتخاذ قرار الالغاء دراسة الاثار المترتبه
عليه الاخذ في الاعتبار الاتى :
- جدوى اعادة الطرح.
- احتمالات الوصول الى سعر اقل من عدمه.
- ما يمكن ان تتكبده الجهه الاداريه من نفقات لاعادة الطرح
- و غير ذلك من اعتبارات تؤثر في قرار الالغاء.
اعلان نتائج البت الفنى :
على ادارة التعاقدات فور اعتماد السلطه المختصه لمحضر البت اخطار اصحاب العطاءات بنتائج قرارات اللجان سواء بالقبول او الاستبعاد او الالغاء و يكون لهم الحق في التقدم بشكواهم كتابه خلال سبعة ايام تبدا من اليوم التالى لاخطارهم.
و فور اخطارهم يتم اعلان النتيجة في لوحة الاعلانات و لمدة سبعة ايام كما يتم النشر على بواية التعاقدات الحكوميه و بعد التاكد من عدم وجود اية شكاوى لم يفصل فيها سواء عن طريق الجهه الاداريه او مكتب شكاوى التعاقدات الحكوميه ترفع لجنة البت محضرا بتوصياتها للسلطة المختصه لارساء العمليه على العطاء الفائز او تقرير ما تراه.
اخطار العطاء الفائز:
تتولى ادارة التعاقدات بعد انقضاء السبعة ايام و خلال مده لاتجاوز يومين اخطار صاحب العطاء الفائز و كذا اخطار باقى اصحاب العطاءات بذلك و على صاحب العطاء الفائز سداد التامين النهائى خلال المده المحدده له و فور السداد يتم اخطاره بامر التوريد او امر الاسناد و الموعد المحدد للتوقيع على العقد.
الموضوع القادم ان شاء الله هو دور المهندسين في تنفيذ المقاولات و الاعمال و استلام الاصناف